PENGENDALIAN PERSEDIAAN DALAM
MANAJEMEN OPERASI
MAKALAH
diajukan
untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Operasi
Dosen Pembina:
Bpk. Adman, S.Pd., M.Pd.
Bpk. Adman, S.Pd., M.Pd.
Disusun oleh:
Soni
Setiawan (1002131)
Eva
Rosdheana (1203457)
Indah
Indriani (1206420)
Abdul
Holid (1203898)
Serra
Oktafoura S (1203466)
PROGRAM
STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2013
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2013
KATA
PENGANTAR
Puji syukur
kehadirat Allah swt. atas rahmat dan karunia-Nya sehingga makalah yang berjudul
“Pengendalian Persediaan dalam Manajemen Operasi” telah selesai disusun.
Shalawat serta salam tercurahlimpahkan pada junjungan kita Nabi Muhammad SAW.
Makalah ini
penulis susun untuk memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah Manajemen
Operasi yang dibimbing oleh Bpk. Adman, S.Pd., M.Pd. Makalah ini terselesaikan
karena bantuan berbagai pihak. Oleh sebab itu, pada kesempatan kali ini penulis
sampaikan terima kasih atas segala partisipasi dari pihak-pihak yang membantu
hingga tersusunnya makalah ini.
Kami menyadari
masih banyak kekurangan dalam makalah ini. Untuk pembelajaran agar lebih baik
ke depannya, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Semoga
makalah ini dapat menjadi media belajar dan bermanfaat bagi pembaca.
Bandung,
11 November 2013
Penulis
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Salah
satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan
adalah pengendalian persediaan
(inventory control), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan
dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada
pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua
fungsi bisnis (operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan persediaan
ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance
menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan Marketing dan operasi
menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan
kebutuhan produksi dapat dipenuhi.
Usaha
untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi,
yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik
persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan
membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan
timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi
karena perusahaan memiliki persediaan
yang banyak, seperti: biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal
(termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam
persediaan), sewa gudang, biaya
administrasi pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya
pemeliharaan persediaan, biaya kerusakan/kehilangan,
Begitu
juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat
kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti: mahalnya harga
karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, tidak tersedianya
produk jadi untuk pelanggan.Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat
3 kemungkinan, yaitu: 1). Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya
tidak mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh
keuntungan. 2). Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika
kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan
kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada. 3). Yang terparah
jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing,
artinya kita kehilangan konsumen.
Selain
biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu biaya-biaya
yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan pesanan
sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya tersebut antara lain:
biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan pesanan,
biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan
dan pemeriksaan bahan/barang.
Berkaitan
dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan,
baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi maupun
kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai
persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam
spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat
terjamin (tidak terganggu).
1.2.
Rumusan Masalah
Pengendalian
persediaan merupakan salah satu topik yang sangat terkait dengan tujuan manajemen
operasi, yaitu meminimalkan total biaya dan meningkatkan service level. Mengapa
demikian? karena dengan mengelola persediaan dengan tepat perusahaan akan
meraih keduanya sekaligus. Jika rata-rata level persediaan dapat diturunkan
maka secara tidak langsung salah satu komponen biaya produksi dapat ditekan,
yang berujung pada peningkatan margin keuntungan. Satu aspek lainnya yang dapat
dicapai dengan pengelolaan persediaan yang tepat adalah service level kepada
pelanggan meningkat, atau minimal tidak turun. Adapun masalah-masalah yang akan
dibahas dalam Pengendalian Persediaan dalam Manajemen Operasi adalah sebagai
berikut:
1)
Apa pengertian dari Persediaan dan
Pengendalian Persediaan (Inventory Control)?
2)
Apa saja jenis-jenis pengendalian
persediaan?
3)
Apa saja manfaat adanya pengendalian
persediaan?
4)
Apakah fungsi dari pengendalian
persediaan dalam sebuah organisasi atau perusahaan
5)
Hal-hal apa yang harus diperhatikan
dalam melaksanakan pengendalian persediaan?
6)
Faktor-faktor apakah yang mempengaruhi
pengendalian persediaan?
7)
Bagaimana metode yang dapat digunakan
dalam pengendalian persediaan?
1.3.
Tujuan Penulisan
Dari
rumusan masalah di atas, dapat diketahui bahwa tujuan penulisan makalah ini
adalah:
1)
Mengetahui pengertian Persediaan dan
Pengendalian Persediaan (Inventory Control).
2)
Mengetahui apa saja jenis-jenis
pengendalian persediaan.
3)
Memahami apa saja manfaat adanya
pengendalian persediaan.
4)
Mengetahui fungsi dari pengendalian
persediaan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
5)
Memahami hal-hal apa yang harus
diperhatikan dalam melaksanakan pengendalian persediaan.
6)
Mengetahui faktor-faktor apakah yang
mempengaruhi pengendalian persediaan.
7)
Memahami bagaimana metode yang dapat
digunakan dalam pengendalian persediaan.
1.4.
Manfaat Penulisan
Penulis
berharap dengan adanya penulisan makalah ini dapat memenuhi kebutuhan pembaca mengenai
pengetahuan Pengendalian Persediaan dalam Manajemen Operasi. Dimana kita harus
menyadari pentingnya pengelolaan persediaan dalam sebuah organisasi/perusahaan.
Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar. Persediaan
memiliki pengaruh pelayanan terhadap pelanggan. Persediaan juga berpengaruh
pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Pengertian Pengendalian Persediaan
Persediaan
Persediaan (inventory)
adalah bahan-bahan atau barang (sumberdaya-sumber daya organisasi) yang
disimpan yang akan dipergunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya: untuk
proses produksi atau perakitan, untuk suku cadang dari peralatan, maupun untuk
dijual. Walaupun persediaan hanya merupakan suatu sumber dana yang menganggur,
akan tetapi dapat dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa
persediaan.
Persediaan atau kita
sebut juga inventori (bahasa inggris yang di-Indonesia-kan) adalah semua item
atau sumber daya yang kita simpan (stok) untuk digunakan dalam proses bisnis
perusahaan/organisasi. Bentuknya bisa bermacam-macam, mulai dari bahan mentah,
barang setengah jadi, barang jadi atau juga komponen pendukung proses produksi.
Oleh karena itu, setiap perusahaan pasti memiliki persediaan, hanya saja
volumenya saja yang berbeda. Karena setiap item tadi memiliki nilai (biaya yang
sudah dikeluarkan untuk mendapatkannya), maka nilai persediaan dapat kita
hitung. Idealnya nilai persediaan ini dapat kita kelola dengan tepat agar tidak
membebani perusahaan tanpa mengurangi service level kepada pelanggan.
Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan
atau ada juga yang menyebutnya sebagai sistem manajemen persediaan adalah
sistem manajemen (merancang, mengeksekusi dan mengevaluasi) persediaan dengan
instrumen kebijakan terkait dengan:
(i)
kapan pemesanan kembali harus dilakukan
(ii)
berapa besar jumlah item yang harus
dipesan
(iii)
berapa rata-rata level persediaan yang
harus dijaga
Dengan
pengertian semacam ini, paling tidak perusahaan memiliki panduan mengenai apa
saja yang harus diputuskan dalam setiap model persediaan yang dipilih.
Pengendalian
persediaan merupakan aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat
yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada
pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada
material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan
dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.
2.2.
Jenis-jenis Persediaan
Freddy Rangkuti dalam bukunya “Manajemen Persediaan
Aplikasi di Bidang Bisnis” (2002;8&15) menjelaskan jenis-jenis Persediaan
terdiri dari 2 karakteristik :
1)
Jenis-jenis Persediaan menurut Fungsi
antara lain :
· Batch Stock,
persediaan yang didakan karena membeli atau membuat bahan-bahan atau
barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat
itu.
· Fluctuation Stock,
persediaan yang diadakan untuk
menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
· Anticipation Stock,
persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat
diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk
menghadapi penggunaan atau penjualan atau permintaan yang meningkat.
2) Jenis-jenis
Persediaan menurut Jenis dan Posisi Barang antara lain :
· Persediaan
Bahan Mentah (Raw Material), yaitu
persediaan barang-barang berwujud, seperti besi, kayu serta komponen-komponen
lainnya yang digunakan dalam proses produksi. Menurut Handoko (2002) Persediaan
bahan mentah (raw materialis), yaitu persediaan barang-barang berwujud mentah.
Persediaan ini dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari para
Supplier atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses
produksi selanjutnya.
· Persediaan
Komponen-Komponen Rakitan (Purchased
Parts/Components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari
komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, di mana secara langsung
dapat dirakit menjadi suatu produk.
· Persediaan
Bahan Pembantu Atau Penolong (Supplies),
yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi
tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
· Persediaan
Barang Dalam Proses (Work In Process),
yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian
dalam proses produksi.
· Persediaan
Barang Jadi (Finished Goods), yaitu
persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik
dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan.
Dari pernyataan diatas
dapat diketahui bahwa setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri
dan cara pengelolaan yang berbeda. Persediaan ditujukan untuk mengantisipasi
kebutuhan permintaan. Permintaan ini meliputi: persediaan bahan baku, barang
dalam proses, barang jadi atau produk akhir bahan-bahan pembantu atau
pelengkap, dan komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk
perusahaan.
Adapun jenis persediaan
menurut jenis permintaan adalah sebagai berikut:
1. Persediaan barang jadi biasanya tergantung
pada permintaan pasar (independent demand
inventory).
2. Persediaan barang setengah jadi dan bahan
mentah ditentukan oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).
2.3.
Manfaat Pengendalian Persediaan
Dalam pengendalian
persediaan sudah tentu ada manfaatnya, berikut merupakan manfaat dari manajemen
persediaan.
Memanfaatkan
Diskon Kuantitas
Diskon
kuantitas diperoleh jika perusahaan membeli dalam kuantitas yang
besar.Perusahaan membeli melebihi kebutuhan sehingga ada yang disimpan sebagai
persediaan.
Menghindari
Kekurangan Bahan (Out Of Stock)
Jika
pelanggan datang untuk membeli barang dagangan, kemudian perusahaan tidak
mempunyai barang tersebut, maka perusahaan kehilangan kesempatan untuk
memperoleh keuntungan.Untuk menghindari situasi tersebut, perusahaan harus mempunyai
persediaan barang jadi.
Manfaat
Pemasaran
Jika perusahaan mempunyai
persediaan barang dagangan yang lengkap,
maka pelanggan/calon pelanggan akan terkesan dengan kelengkapan barang dagangan
yang kita tawarkan. Reputasi perusahaan bisa meningkat.Di samping itu jika
perusahaan selalu mampu memenuhi keinginan pelanggan pada saat dibutuhkan maka
kepuasan pelanggan semakin baik, dan perusahaan semakin untung.
Peningkatan
Tingkat Pelayanan
Pelanggan
tidak hanya meminta kecepatan pengantaran tetapi juga ketepatan, kepercayaan,
dan macam-macam pengapalan. Pengintegrasian dengan penjualan meningkatkan
pengetahuan pelanggan akan preferensi pengepakan dan pengiriman, dan
memungkinkan otomatisasi untuk memenuhi instruksi; indetifikasi dari daerah
distribusi untuk dibagi antara beberapa pelanggan atau grup dan mudah untuk
menyortir dari staging area dan pergerakan stok. Hal ini menjamin bahwa produk
yang benar berada ditempat yang benar pada waktu yang tepat. Tingkat pelayanan
tertinggi dapat menyediakan pelanggan sehubungan dengan respons yang cepat
terhadap permintaan atau perubahan persyaratan dimana hal ini akan meningkatkan
kepuasan pelanggan.
Pengontrolan
Persediaan yang Lebih Baik
Fleksibilitas
dari distribusi dan penyimpanan barang-barang secara menyeluruh memungkinkan
perusahaan untuk memantau dan mengontrol persediaan sesuai dengan bisnis
mereka. Akses yang instan terhadap data-data yang kritis meliputi ketersediaan
peresediaan, jumlah yang ada, jumlah yang harus diorder lagi dan biaya yang
dapat diketahui pada saat itu juga terhadap persediaan untuk direspons secara
cepat dalam rangka pengambilan keputusan, sistem dengan kemampuan mengelolah
beberapa lokasi yang berbeda-beda memungkinkan manajemen dari gudang-gudang
yang berbeda-beda dan penelusuran persediaan melalui lot, secara seri atau
menggunakan level.
2.4.
Fungsi Persediaan
Fungsi
persediaan yaitu untuk menghindari keterlambatan barang, hilangnya barang dan
dengan adanya persediaan, maka operasional perusahaan dapat terus berjalan
sehingga pelayanan terhadap konsumen dapat terus berjalan sehingga pelayanan
terhadap konsumen dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.
Menurut
Freddy Rangkuti dalam buku “Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis”,
fungsi utama persediaan yaitu:
1)
Fungsi Decoupling.
Fungsi Decoupling
adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan
langganan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar
perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal
kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar
departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga
kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan
produk yang tidak pasti dari para langganan.Persediaan yang diadakan untuk
menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau
diramalkan disebut Fluctuations Stock.
2)
Fungsi Economic Lot Sizing. Persediaan
Lot Size ini perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan atau potongan pembelian.,
biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini
disebabkan karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih
besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan
(biaya sewa gudang, investasi, resiko, dan sebagainya).
3)
Fungsi Antisipasi. Apabila perusahaan
menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan
berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman.Dalam
hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (Seasional Inventories).
Selain
fungsi-fungsi diatas, menurut Herjanto (1997:168) terdapat enam fungsi penting
yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan antara lain:
(i)
Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman
bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan.
(ii)
Menghilangkan resiko jika material yang
dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.
(iii)
Menghilangkan resiko terhadap kenaikan
harga barang atau inflasi.
(iv)
Untuk menyimpan bahan baku yang
dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan sulit bila bahan
tersebut tidak tersedia dipasaran.
(v)
Mendapatkan keuntungan dari pembelian
berdasarkan potongan kuantitas (Quantity Discount).
(vi)
Memberikan pelayanan kepada langganan
dengan tersediaanya barang yang diperlukan.
2.5.
Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam
Pengendalian Persediaan
1)
Struktur biaya persediaan.
a. Biaya
per unit (item cost)
b. Biaya
penyiapan pemesanan (ordering cost)
§ Biaya
pembuatan perintah pembelian (purchasing order)
§ Biaya
pengiriman pemesanan
§ Biaya
transportasi
§ Biaya
penerimaan (Receiving cost)
§ Jika
diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat
dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.
c. Biaya
pengelolaan persediaan (Carrying cost)
§ Biaya
yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai
persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).
§ Biaya
yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini
berubah sesuai dengan nilai persediaan.
d. Biaya
resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss).
e. Biaya
akibat kehabisan persediaan (Stockout cost)
2)
Penentuan berapa besar dan kapan
pemesanan harus dilakukan.
Menurut Ahyari ( 2003 : 261 ),
biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan sehubungan dengan penyelenggaraan
persediaan di dalam suatu perusahaan terdiri dari tiga macam, yaitu biaya
pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya tetap persediaan.
a.
Biaya Pemesanan
Biaya
Pemesanan merupakan biaya-biaya yang terkait langsung dengan kegiatan pemesanan
yang dilakukan oleh perusahaan. Hal yang diperhitungkan di dalam biaya
pemesanan adalah berapa kali pemesanan dilakukan, dan berapa jumlah unit yang
dipesan pada setiap kali pemesanan. Beberapa contoh dari biaya pemesanan antara
lain :
1) Biaya persiapan pembelian
2) Biaya pembuatan faktur
3) Biaya ekspedisi dan
administrasi
4) Biaya bongkar bahan yang
diperhitungkan untuk setiap kali pembelian
5) Biaya biaya pemesanan lain
yang terkait dengan frekuensi pembelian.
Biaya pemesanan ini seringkali
disebut sebagai biaya persiapan pembelian,
set up cost, procurement cost. Pada prinsipnya biaya pemesanan ini akan
diperhitungkan atas dasar frekuensi pembelian yang dilaksanakan dalam
perusahaan.
b.
Biaya Penyimpanan
Biaya penyimpanan merupakan
biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan sehubungan dengan adanya bahan baku
yang disimpan di dalam perusahaan. Beberapa contoh dari biaya penyimpanan
antara lain:
Ø Biaya simpan bahan
Ø Biaya asuransi bahan
Ø Biaya kerusakan bahan dalam penyimpanan
Ø Biaya pemeliharaan bahan
Ø Biaya pengepakan kembali
Ø Biaya modal untuk investasi bahan
Ø Biaya kerugian penyimpanan
Ø Biaya sewa gudang per satuan unit bahan
Ø Risiko tidak terpakainya bahan karena usang
Ø Biaya biaya lain yang terikat dengan jumlah bahan yang disimpan dalam
perusahaan yang besangkutan.
Ø Biaya penyimpanan semacam ini sering disebut sebagai carrying cost atau
holding cost.
Biaya Tetap
Persediaan
Biaya tetap persediaan adalah seluruh
biaya yang timbul karena adanya prsediaan bahan di dalam perusahaan yang tidak
terkait, baik dengan frekuensi pembelian maupun jumlah unit yang disimpan di
dalam perusahaan tersebut. Beberapa contoh dari biaya tetap persediaan antara
lain:
v Biaya sewa gudang per bulan
v Gaji penjaga gudang per bulan
v Biaya bongkar bahan per unit
v Biaya biaya persediaan lainnya yang tidak terkait dengan frekuensi dan
jumlah unit yang disimpan.
2.6.
Faktor Yang Mempengaruhi Tingkat Persediaan
ü Secara
umum besar-kecilnya inventory tergantung pada beberapan faktor:
a)
Lead time, yaitu lamanya masa tunggu
material yang dipesan datang.
b)
Frekuensi penggunaan bahan selama 1
periode, frekuensi pembelian yang tinggi menyebabkan jumlah inventory menjadi
lebih kecil untuk 1 periode pembelian.
c)
Jumlah dana yang tersedia.
d) Daya
tahan material.
ü Secara
khusus faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan adalah:
a)
Bahan baku, dipengaruhi oleh: perkiraan
produksi, sifat musiman produksi, dapat diandalkan pemasok, dan tingkat
efisiensi penjadualan pembelian dan kegiatan produksi.
b)
Barang dalam proses, dipengaruhi oleh:
lamanya produksi yaitu waktu yang dibutuhkan sejak saat bahan baku masuk ke
proses produksi sampai dengan saat penyelesaian barang jadi.
c)
Barang jadi, persediaan ini sebenarnya
merupakan masalah koordinasi produksi dan penjualan.
2.7.
Metode Pengendalian Persediaan
Dalam inventory
control, ada 3 hal yang harus diputuskan: (i) di level berapa kita harus
memiliki stok, (ii) kapan harus memesan kembali dan (iii) berapa banyak ketika
memesan. Tentu saja keputusan ini untuk produk yang independen. Selain itu ada
Metode Pemeriksaan Terus-menerus (continue review system) dan Metode
Pemeriksaan Periodik (periodic review system).
Point (i) ini adalah
keputusan yang biasanya diambil paling akhir, setelah kita mengetahui (ii) dan
(iii). Orang biasa menyebutnya dengan rata-rata
level inventory. Angka ini dapat dinyatakan dengan unit, atau dengan waktu
(rata-rata inventory/rata-rata demand per satuan waktu). Jadi misalnya
rata-rata level inventory = 100 unit, dan diketahui demand per minggu misalnya
50 unit, maka rata-rata inventory tersebut cukup untuk 2 minggu. Keputusan ini
termasuk keputusan penting mengingat rata-rata inventory banyak perusahaan
cukup besar, bahkan sangat besar.
Point (ii) adalah titik
yang kita kenal dengan ROP (re-order
point). Ketika inventory menurun akibat dikonsumsi atau dijual, pada suatu
waktu akan menemui titik di mana kita harus segera memesan kembali. Jika
situasinya pasti, maka ROP ini dapat ditentukan dengan mudah, yaitu dxL (demand
dikalikan dengan Leadtime). Tapi tentu saja tidak ada yang pasti di dunia ini,
apalagi dunia bisnis. Oleh karena itu kita memerlukan buffer untuk
mengantisipasi ketidakpastian ini. Item terakhir inilah yang kita sebut safety stock. Jadi ROP secara generik
dapat dinyatakan dengan dL + Safety Stock. Artinya ROP tidak sama dengan safety
stock. Perhitungan safety stock akan saya sampaikan lain kali.
Point (iii) diperlukan
ketika kita akan memesan. Metode EOQ
ini sudah sangat lama, hampir 1 abad. Tapi sejauh ini masih banyak dipakai oleh
banyak perusahaan. Bahkan vendor paket ERP pun memasukkan komponen ini dalam
modulnya. Silakan lihat di buku-buku operations management rumusnya.
a)
Metoda EOQ (Economic Order Quantity)
Asumsi:
1.
Kecepatan permintaan tetap dan terus
menerus.
2.
Waktu antara pemesanan sampai dengan
pesanan dating (lead time) harus
tetap.
3. Tidak pernah ada kejadian persediaan
habis atau stock out.
4.
Material dipesan dalam paket atau lot
dan pesanan dating pada waktu yang bersamaan dan tetap dalam bentuk paket.
5.
Harga per unit tetap dan tidak ada
pengurangan harga walaupun pembelian dalam jumlah volume yang besar.
6. Besar carrying cost tergantung secara garis lurus dengan rata-rata jumlah
persediaan.
7. Besar ordering cost atau set up
cost tetap untuk setiap lot yang dipesan dan tidak tergantung pada jumlah
item pada setiap lot.
8.
Item adalah produk satu macam dan tidak
ada hubungan dengan produk lai
Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum
menghitung EOQ:
D: Besar laju
permintaan (demand rate) dalam unit
per tahun.
S: Biaya setiap
kali pemesanan (ordering cost) dalam
rupiah per pesanan
C: Biaya per unit
dalam rupiah per unit
i: Biaya
pengelolaan (carrying cost) adalah
persentase terhadap nilai persediaan per tahun.
Q: Ukuran paket
pesanan (lot size) dalam unit
TC: Biaya total
persediaan dalam rupiah per tahun.
H: Biaya penyimpanan ( rupiah / unit / tahun )
Biaya pemesanan
per tahun (Ordering cost):
OC = S (D/Q)
Biaya pengelolaan persediaan per
tahun (Carrying cost)
CC = ic (Q/2)
Maka, total
biaya persediaan:
TC = S (D/Q) + ic
(Q/2)
Terjadi keseimbangan antara carrying cost dan ordering cost, maka Q dihitung dari:
Q = Ö(2SD)/ic
b)
Metoda POQ (Periodic
Order Quantity)
Period Order Quantity
(POQ): Pendekatan menggunakan konsep jumlah pemesanan ekonomis agar dapat
dipakai pada periode bersifat permintaan diskrit, teknik ini dilandasi oleh
metode EOQ. Dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pesanan ekonomis
maka akan diperoleh besarnya jumlah pesanan yang harus dilakukan dan interval
periode pemesanannya adalah setahun.
Penggunaan POQ:
§
POQ digunakan sebagai pengganti EOQ,
bila permintaan tidak uniform.
§
Formula EOQ digunakan untuk menghitung
waktu antarpemesanan (economic time between orders)
§
POQ = EOQ/Rata2 pemakaian per minggu
§
Dengan POQ ini kuantitas pemesanan
ditentukan oleh permintaan aktual, sehingga akan menurunkan biaya penyimpanan
(carrying cost).
c)
Quantity Discount Model
Dalam rangka meningkatkan volume
penjualan seringkali perusahaan (supplier)
memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang membeli dalam jumlah
yang lebih besar. Jadi harga per
unit ditentukan semakin murah dengan semakin banyaknya jumlah yang dibeli.
Dalam model potongan harga ini kita harus
mempertimbangkan trade off antara biaya pembelian dengan biaya
penyimpanan, dimana semakin banyak jumlah yang dibeli maka biaya pembelian per
unit akan semakin menurun, tapi di lain pihak biaya penyimpanan akan semakin
meningkat.
Asumsi
dalam Quantity Discount Model
1.
Permintaan
Bebas (Independent Demand)
2.
Tingkat
permintaan konstan (Demand rate is constant).
3.
Lead
time tetap dan diketahui (Lead time is constant and know)
4.
Harga
per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost depent on quantity)
5.
Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata
tingkat persediaan (Carrying cost depends linearly on the average level of
inventory)
6.
Biaya
pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per order is fixed)
7.
Hanya
satu item yang dikendalikan (The item is a single product)
Dalam
rangka mencari biaya terendah dengan
menggunakan model ini dimasukan biaya pembelian untuk mencari biaya total,
secara matematis ditulis :
D
QH
TC = − S
+ − + PD
Q 2
Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk
menentukan jumlah pemesanan yang akan meminimaliasi biaya persediaan total
tahunan, perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1.
Hitung nilai EOQ untuk potongan harga
tertinggi (harga terendah). Apabila jumlah ini fisibel, artinya jumlah yang
akan dibeli mencapau jumlah yang dipersyaratkan dalam potongan harga, maka
jumlah tersebut merupakan jumlah pembelian/pesanan yang optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2.
2.
Hitung biaya total untuk kuantitas pada
harga terendah tersebut.Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini
fisibel hitung biaya totalnya, dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas
sebelumnya (langkah 2). Kuantitas
optimal adalah kuantitas yang memiliki biaya terendah.
3.
Jika
langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas sampai
diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.
BAB 3
MASALAH DAN PEMBAHASAN
3.1
Studi
Kasus
Kasus 1
Kebutuhan Tembakau Kentucky Produk Van Nelle 12 Periode Berikutnya
(dalam Kg)
Periode
|
Kebutuhan
|
Periode
|
Kebutuhan
|
1.
|
4655
|
7.
|
6069
|
2.
|
4890
|
8.
|
6305
|
3.
|
5126
|
9.
|
6540
|
4.
|
5362
|
10.
|
6776
|
5.
|
5598
|
11.
|
7012
|
6.
|
5833
|
12.
|
7248
|
Total = 71.414
|
|||
3.2
Masalah
Bagaimana
Penentuan Persediaan dan Kapankah Waktu Pemesanan yang tepat?
3.3
Penyelesaian
1) Dengan
menggunakan model EOQ
2) Dengan
menggunakan model JIT/EOQ
Kapasitas maksimum yang ideal (m) adalah 1000
Target persediaan (a) adalah 600 unit
Waktu pengiriman diasumsikan selama 5 kali pengiriman dalam setiap kali
pesan.
a)
Perhitungan
1
b)
Perhitungan
2
c)
Perhitungan
3
Analisis Hasil
Untuk memenuhi
kebutuhan tembakau Kentucky produk Van Nelle setiap tahunnya perlu mengadakan
pemesanan bahan dalam waktu yang tepat sehingga dapat diperoleh biaya yang
minimal. Dari perhitungan jumlah pemesanan dan total biaya persediaan dengan
menggunakan model EOQ dan model JIT/EOQ mempunyai nilai yang tidak sama dimana
model JIT/EOQ lebih hemat dibandingkan dengan model EOQ, dari segi biaya model
JIT/EOQ lebih minimal. Untuk mengoptimal
model JIT/EOQ dari segi delivery, jika perusahaan mengoptimalkan jumlah
pemesanan sesuai dengan target persediaan (a) adalah 600 setiap bulannya maka
dapat menghemat biaya persediaan tiap tahun dari jumlah pemesanan dengan model
EOQ. Tetapi jika perusahaan dalam mengoptimalkan jumlah pemesanan sesuai dengan
kapasitas persediaan maksimum (m) adalah 1000 setiap bulannya maka biaya
persediaan per tahun lebih minimal dari jumlah pemesanan berdasarkan number delivery pada model JIT/EOQ. Hal ini
menunjukkan bahwa model JIT/EOQ sangat optimal baik dari segi jumlah pemesanan,
waktu
pemesanan. dan total biaya persediaan.
Perbandingan Model EOQ dan Model JIT/EOQ
KETERANGAN
|
MODEL EOQ
|
MODEL JIT/EOQ
|
||
n = 5
|
Kapasitas Persediaan
m = 1000
|
Target Persediaan
a = 600
|
||
Kebutuhan/Tahun
|
71.414
|
71.414
|
71.414
|
71.414
|
Biaya (T*)
|
68 Milyar
|
30 Milyar
|
28 Milyar
|
34 Milyar
|
Jumlah Pemesanan(Q*)
|
2465
|
5512
|
6038
|
4930
|
Jumlah Pengiriman (q)
|
1102
|
1006
|
1232
|
|
Number Delivery (n)
|
5
|
6
|
4
|
|
Frekuensi Pemesanan
|
28
|
13
|
12
|
14
|
Kesimpulan
Dari hasil analisis dapat diambil kesimpulan:
- Perencanakan dan pengendalikan
persediaan bahan baku khususnya Tembakau Kentucky produk Van Nelle
dilakukan agar tembakau tidak
menumpuk di gudang yang dapat menyebabkan biaya penyimpanan menjadi
besar. Adapun biaya persediaan yang digunakan untuk merencanakan dan
mengendalikan persediaan bahan baku yaitu biaya penyimpanan dan biaya
pemesanan.
- Untuk menentukan
kebutuhan bahan baku digunakan peramalan. Agar peramalan mendekati dengan
jumlah permintaan sesungguhnya maka metode yang digunakan adalah double
exponential smoothing with linear trend karena metode ini dianggap
optimal dengan tingkat kesalahan 638,06.
- Untuk menentukan jumlah
pemesanan dan biaya persediaan yang optimal pada Tembakau Kentucky produk
Van Nelle, dengan kebutuhan per tahun 71.414 unit untuk model EOQ
diperoleh biaya total persediaan Rp 68 Milyar, jumlah pemesanan 2465 unit
setiap kali pesan dan frekuensi pemesanan 28 kali per tahun. Sedangkan
untuk model JIT/EOQ diperoleh total biaya persediaan Rp 30 Milyar jumlah
pemesanan sebesar 5512 unit dan number delivery sebanyak 5 delivery. Dari hasil tersebut terlihat
bahwa model JIT/EOQ lebih optimal dapat menghemat nilai persediaan bahan
baku. Dimana jumlah pemesanan dan biaya yang minimum berdasarkan kapasitas
persediaan (m) 1000 dengan biaya sebesar 28 Milyar jumlah pemesanan
sebesar 6038 unit setiap kali pesan, jumlah pengiriman 1006 unit dan
number delivery sebanyak 6 delivery.
BAB 4
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Persediaan (inventory)
adalah bahan-bahan atau barang (sumberdaya-sumber daya organisasi) yang
disimpan yang akan dipergunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya: untuk
proses produksi atau perakitan, untuk suku cadang dari peralatan, maupun untuk
dijual.
Pengendalian
persediaan merupakan aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat
yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada
pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada
material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan
dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.
Jenis-jenis
persediaan terbagi menjadi 2 karakteristik yaitu 1). persediaan sesuai
fungsinya terbagi atas Batch Stock, Fluctuation Stock, dan Anticipation
Stock. 2). Persediaan menurut jenis dan
posisi barangnya terdiri dari : Persediaan Bahan Mentah (Raw Material),
PersediaanKomponen-Komponen Rakitan (Purchased Parts/Components), Persediaan
Bahan Pembantu atau Penolong (Supplies), Persediaan Barang Dalam Proses (Work
In Process), Persediaan Barang Jadi (Finished Goods).
Adapun
manfaat dari memanajemeni persediaan yaitu sebagai berikut : Memanfaatkan
Diskon Kuantitas, Menghindari Kekurangan Bahan (Out Of Stock), Manfaat
Pemasaran, Peningkatan Tingkat Pelayanan, dan Pengontrolan Persediaan yang
Lebih Baik.
Faktor
yang mempengaruhi pengendalian bahan baku persediaanya sebagai berikut :
Perkiraan Pemakaian Bahan Baku, Harga Bahan Baku, biaya-biaya persediaan, Kebijaksanaan pembelanjaan, Pemakaian Bahan,
Waktu Tunggu, Model Pembelian Bahan Baku, Persediaan Pengaman, Pembelian
Kembali.
4.1 Saran
Pengendalian persediaan
merupakan salah satu topik yang sangat terkait dengan tujuan manajemen operasi,
yaitu meminimalkan total biaya dan meningkatkan service level. Mengapa
demikian? karena dengan mengelola persediaan dengan tepat perusahaan akan
meraih keduanya sekaligus. Jika rata-rata level persediaan dapat diturunkan
maka secara tidak langsung salah satu komponen biaya produksi dapat ditekan,
yang berujung pada peningkatan margin keuntungan. Satu aspek lainnya yang dapat
dicapai dengan pengelolaan persediaan yang tepat adalah service level kepada
pelanggan meningkat, atau minimal tidak turun.
DAFTAR PUSTAKA
Nurizal, Muhammad. (2013). Makalah Inventory Management. [Online].
Tersedia: http://muhammadnurizall.blogspot.com/2013/09/makalah-manajemen-persediaan-inventory.html
(dilihat: 11
Desember 2013)
Hasanbasri, Mursyid. (2010). Manajemen Persediaan. [Online].
Tersedia: http://manajemenoperasional.com/manajemen-persediaan/ (dilihat: 11 Desember 2013.
